איך תשפרו את הפרודוקטיביות שלכם פי 7!

בתקופה האחרונה אני עושה עם עצמי הרבה חושבין על מה אני עושה היום שעובד לי ומה אני יכול לשפר כדי להביא את עצמי למקום גבוהה יותר מבחינת מטרות ויכולות ביצוע בשטח.

אחד הדברים שמאד מהדהדים לי בראש כשאני חושב על יעול זה חוק פרטו, מי שלא מכיר, זה אותו חוק ה20/80 שמבדיל בין 20% שיוצרים את ה 80% מהפרודוקציה. למשל: 20% מהאתרים שלי שמניבים לי 80% מההכנסה.

הטכניקה שאני משתמש בה באופן אישי כדי לזהות האם אני נמצא במקום הנכון מבחינת יעילות היא "עובדות מול שינויים מועילים", מה זה אומר? זה אומר שאני שם את עצמי במקום האוביקטיבי ביותר ומותח על עצמי ביקורת בנוגע לנושאים מסוימים שקשורים באופן שבו אני עובד.

למשל, שאלתי את השאלה של "מהן הפעולות החוזרות ביותר שלי ביום כשאני עובד על המחשב?", התוצאה הייתה:

1. אני פותח 100 פעמים ביום את המייל.

2. אני בודק 30 פעם את גוגל אנליטיקס.

3. אני בודק דוחות של העובדים שלי

מתוך זה אני שואל את עצמי בכנות מה הם הגורמים שחוסמים אותי ואיך אני יכול להתמודד איתם. למשל, זה שאני פותח את המייל שלי כמעט 100 פעמים ביום, זאת כמות גדולה מאד של פעמים שאין לה הסבר הגיוני מבחינת פרודוקציה אלא להפך, הפעולה הזאת מושכת זמן יקר שהיה יכול להיות מוקדש לדבר חשוב אחר.

התשובה לבעיה הזאת, היא הגדרה של זמן ספציפי שבו אני אפתח את המיילים שלי ואחזור לאנשים. העולם לא יתהפך אם אחליט שאני קורא מיילים בשעה 11:00 בבוקר ושוב בשעה 16:00 אחה"צ.

היופי הגדול פה, שהריכוז שלי יהיה סביר להניח יותר גבוהה ואני אסיים בלי לחץ לעבור על כל המיילים כי אהיה ממוקד אך ורק בנושא המיילים. דבר נוסף, זה עניין הפרודוקציה פר זמן, הרבה מאד פעמים אנחנו מושכים את הזמן בלי לשים לב, זה כאילו שאנחנו אומרים לעצמנו צריך לעבור הרבה זמן כדי שנהיה מספיק מרוצים מהיום הזה ונקרא לו פרודקטיבי.

דרך אגב, אני כותב את כל הפוסט הזה אחרי שקראתי את הספר "4 שעות עבודה בשבוע" של טימוטי פאריס. ספר מצוין שמומלץ לכל אותם האנשים שרוצים להקדיש את החיים שלהם לחיים ולא רק לעבודה. הוא מדבר שם על ייעול ומינוף של הזמן ברמות שעוד לא ראיתי לפני והוא מצדיק את כל מה שהוא אומר ע"י טסטים שהוא עשה על עצמו לאחר התמוטטות עצבים שהוא עבר בעברו.

נחזור שוב לנושא שלנו, אני רוצה לחזור לעניין של ההתמודדות עם הבעיות שזוללות לנו את הזמן והפרודוקציה. הרבה פעמים אנחנו שואלים את עצמנו "איך לא הספקתי?" או יותר גרוע אנחנו מאשימים את הסביבה בזה שלא הספקנו, "אני לא מספיק בגלל שהוא מעמיס אלי יותר מידי", "אני לא מספיקה כי הכל על הראש שלי" וכו'... למעשה, כמעט 97% מהאוכלוסיה היום יהיו קרובים בשלב זה או אחר להתמוטטות עצבים (בעיקר בארץ..).

זאת אומרת, שזה כבר לא רק ברמה הטכנית אלא ממש גם ברמה הנפשית שלנו. אז איך אנחנו יכולים להתמודד עם בעיית הניצול של הזמן שלנו? התשובה היא: להיות מודע לבעיה ולטפל בשורש. מוכר? אני בטוח שכן. זה אמנם משפט מוכר אבל האם מצאתם את עצמכם ממש מיישמים אותו בחייכם?

והנה המשימה שלכם שתפתור (בהתחייבות!) הרבה מאד זמן מבוזבז:

לפני שנפתח את המחשב נרשום את כל המשימות היומיות שאנחנו פשוט חייבים לעשות היום. דבר שני, אנחנו מתחייבים לא לעשות שום פעולה שלא קשורה למשימות כמו מיילים (במידה ולא צריך), פייסבוק, סקייפ, מסנג'ר וכו'... יותר מזה, אנחנו שמים את הטלפון על שקט/רטט ועונים רק אם זה דחוף.

במהלך היום חשוב למדוד כמה זמן לוקחת לנו כל משימה ולרשום במחברת של המשימות.

לאחר שסיימתם את כל המשימות תרשמו בסה"כ כמה זמן לקח לכם וכמה זמן חופשי יכול להיות לכם במידה וזה היה יום עבודה של 8 שעות.

תרגיל זה אמנם נשמע מאד פשוט, אך חשוב מאד לשים לב לכל הפרטים הקטנים שמפריעים לכם בדרך. אם שמתם לב לדברים האלו, תרשמו אותם ותהיו מודעים להם כדי שבעתיד תדעו יותר טוב כיצד להימנע מהם.

המטרה של התרגיל היא להוכיח לכם שאתם יכולים להיות פי 7 יותר פרודקטיבים ממה שאתם חושבים ויותר מזה, אתם יכולים לחיות חיים טובים יותר עם זמן אייכות לפי בחירתכם בזמן הנותר של כל יום עבודה.

שימו לב גם, שאנחנו ממש מתוכנתים לעבוד 8 שעות ביום בצורה של תרבות ולווא דווקא במשמעות פרודקטיבית יישומית.

חומר למחשבה ויישום!